22/11/2021

Cómo automatizar la contabilidad de tu e-commerce

Cuando tu tienda online funciona, los movimientos bancarios y la contabilidad aumentan, haciendo que sea todo un desafío controlar y gestionar la liquidez del negocio. Por eso mismo, cambiar la clásica tabla de Excel por una herramienta de conciliación bancaria puede ser la solución más efectiva, y ya indispensable, para muchos empresarios a la hora de llevar al día las cuentas.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria o comparación bancaria es un proceso contable que consiste en comprobar que, en una fecha concreta, el registro contable de la operación coincide con su movimiento correspondiente en la cuenta bancaria de la empresa.

Este proceso lo suele llevar a cabo el contable, contrastando documentos contables y operaciones bancarias para justificar cada movimiento. Si encuentra la más mínima diferencia entre ambos saldos (estados de cuentas bancarias vs. libros de la empresa) deberá identificar la operación en cuestión que causa la diferencia y ajustar los libros contables.

La reconciliación bancaria, aunque no es obligatoria, es clave para gestionar la tesorería de tu empresa, ya que permite:

  • Detectar errores u omisiones durante la introducción de datos contables
  • Identificar comisiones bancarias (por ej., tasas de cambio)
  • Comprobar que los pagos y cobros se corresponden con las facturas

¿Por qué es importante en la gestión de un comercio electrónico?

Cuando hay un gran número de operaciones bancarias y contables, como en el caso de un e-commerce, usar un programa de conciliación automática hace ganar tiempo, dinero y control sobre la liquidez de la empresa.

Gana tiempo

La conciliación bancaria es muy necesaria, pero hace perder mucho tiempo si se hace de forma manual en una tabla de Excel (por ejemplo), pues cada movimiento tiene que ser analizado al detalle.

Teniendo en cuenta que gestionar un comercio electrónico ya tiene de por sí suficiente complejidad, es normal que la contabilidad se acumule y que se acaben pagando las facturas con retraso.

Para evitar estos retrasos, contar con una solución de conciliación bancaria eficaz puede hacerte ganar más de 4 horas del mes en gestión de contabilidad y ser una muy buena inversión si lo que quieres es concentrar toda tu energía en tramitar los pedidos de tus clientes, buscar nuevos proveedores o preparar tu estrategia comercial.

Reduce los errores

Si no se tiene una solución de conciliación efectiva, los errores a la hora de introducir datos de forma manual son muy habituales. Y esto puede acarrear consecuencias importantes para la empresa:

  • Pagos dobles de una factura no registrada
  • Recordatorios a clientes que ya han pagado
  • Pagos a proveedores pasada la fecha límite

Estos errores influyen en tu reputación y relación comercial con tus clientes y proveedores, por lo que conviene evitarlos por todos los medios. Además, la automatización de la reconciliación garantiza la buena gestión financiera de la empresa (identificas los retrasos en pagos con mucha más rapidez, por ejemplo) y reduce el riesgo de fraude en los cobros.

Las funcionalidades esenciales para automatizar la conciliación bancaria

Para cubrir las necesidades de un negocio, una herramienta de conciliación bancaria debería incluir las siguientes funcionalidades.

Recogida de justificantes contables

La conciliación bancaria automática entre tus movimientos bancarios y las facturas de tus proveedores o clientes puede hacerse de varias maneras:

  • Descargando tus documentos contables desde la interfaz del programa
  • Transfiriendo el email que contiene la factura para que el programa lo detecte, lo suba y lo tramite de forma autónoma

Si quieres ir aún más lejos en la automatización de la contabilidad, puedes usar herramientas de conciliación que dispongan de procesos de integración como Zapier o Integromat para conectarlos con tu programa de facturación. De esta forma, el envío de todos tus documentos contables se efectúa sin ningún tipo de intervención humana.

Identificación del IVA

El impuesto sobre el valor añadido o IVA es un punto sensible para las empresas, sobre todo tras la entrada en vigor en la UE de las nuevas normas del IVA en el comercio electrónico el 1 de julio de 2021.

Por eso, conviene elegir un programa de reconciliación que detecte automáticamente el IVA en tus operaciones para facilitar el cálculo de este gasto y su registro contable.

Clasificación de gastos

El control regular de tus salidas de gastos puede mejorar considerablemente la rentabilidad de la empresa. Por tanto, la herramienta de reconciliación que escojas deberá darte la posibilidad de definir etiquetas personalizables para repartir correctamente los diferentes costes.

Intercambio de datos entre la cuenta de empresa y el contable

Tu contable tendrá que disponer necesariamente de datos fiables y precisos para llevar los libros contables y establecer un estado financiero que refleje claramente la situación económica de tu empresa. Este documento contable es el que te guiará a la hora de gestionar tu empresa y organizar la estrategia comercial de tu negocio online.

Para facilitar las gestiones de tu contable, lo mejor es escoger una herramienta que sea compatible con el programa que este use y que permita transmitir la información de forma automática, generando la escritura en los libros sin que haya intervención humana.

Además, si liberas a tu contable de según que tareas, podrás negociar el coste de tus prestaciones contables actuales y ahorrar dinero.

Ahora que sabes todo lo que puede ofrecerte la conciliación automática, recuerda que Qonto te da la posibilidad de preparar la contabilidad de tu e-commerce y de optimizar la gestión de la tesorería. Olvídate de la tabla de Excel, y pásate ya a la automatización. 

 

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