Cómo dimensionar los costes de tu tienda online para asegurar la rentabilidad

Calcular el coste total de propiedad (TCO) de una tienda online no se limita al precio de la plataforma. En el webinar organizado por PrestaShop y Marketing4eCommerce, tres expertos del sector compartieron su experiencia para ayudar a los comercios online a anticipar los costes reales y proteger sus márgenes. Esteban Martín (Channel Manager de PrestaShop), Antonio Roldán (CEO de INNPO) y Javier Galán (Director General de B2B Group) detallaron también los gastos que muchos negocios infravaloran y las estrategias que mejoran la rentabilidad.

Antonio y Javier, ambos miembros del Million Club de PrestaShop, cuentan con más de quince años de experiencia en distribución y e-commerce. Antonio dirige INNPO y también gestiona la tienda online Bateriasonline.com, referente en acumulación de energía, baterías y cargadores. Javier gestiona tres tiendas (20milproductos.com, Materialescolar.es y Productospersonalizados.es), que suman 40 000 referencias y cuatro almacenes sincronizados con PrestaShop.

Open source y SaaS: ver más allá del coste inicial

La primera gran diferencia reside en el modelo de cada plataforma. Las soluciones SaaS atraen por su rapidez de puesta en marcha, pero presentan riesgos financieros a medio plazo.

Antonio Roldán y Javier Galán señalaron las comisiones variables que se añaden al volumen de facturación (entre un 1,6 % y un 1,7 % de costes adicionales). A estos costes se suman los de las pasarelas de pago impuestas, que pueden situarse entre el 2 % y el 2,7 %. En total, el impacto financiero puede alcanzar entre el 4 % y el 4,5 % de las ventas en soluciones SaaS.

PrestaShop, como solución open source, ofrece una alternativa con costes previsibles y amortizables. La libertad para elegir las pasarelas de pago permite optimizar los costes de transacción según las necesidades, lo que puede marcar diferencias importantes en grandes volúmenes.

Calcular el TCO a cuatro o cinco años

Los tres ponentes recomiendan analizar el TCO en un horizonte de cuatro o cinco años. Ese plazo permite diluir los costes iniciales de implementación y comparar con rigor los modelos CAPEX (inversión inicial) y OPEX (costes operativos).

El cálculo debe incluir todos los conceptos: desarrollo inicial, hosting, módulos y licencias, mantenimiento evolutivo y también costes indirectos como cumplimiento RGPD, seguridad o traducciones.

Los expertos propusieron una metodología directa: sumar todos los costes vinculados a la puesta en marcha y mantenimiento de la tienda, dividir la cifra entre la facturación bruta y multiplicar por 100 para obtener un porcentaje. Con esta referencia, los comercios online comparan soluciones sobre una base común y anticipan variaciones presupuestarias.

Afinar la logística según el catálogo

Aparte de la plataforma, la logística también representa un gasto importante. Javier Galán estima sus costes de transporte en torno al 11 % del volumen de negocio. Antonio Roldán, que vende baterías y equipos energéticos pesados, afronta costes de entre el 20 % y el 30 %. La diferencia entre ambos casos muestra la necesidad de adaptar la estrategia al tipo de producto.

Ambos empresarios han desarrollado estrategias de optimización: limitación del stock a un máximo de dos meses, rotación media de 10–15 días y algoritmos que eliminan referencias con baja rotación. Antonio añade bajadas automáticas de precio para liquidar productos obsoletos y reduce de forma sistemática las referencias con tasas altas de devolución.

Optimizar los costes de adquisición y marketing

El marketing constituye el tercer pilar del TCO. Javier Galán recomienda mantener los costes de adquisición por debajo del 8 % del volumen de negocio una vez superada la fase de lanzamiento. Para lograrlo, apuesta por el cross selling. En su caso, su tercera tienda B2B de merchandising se dirige a clientes de sus otros dos e-commerces.

Ambos expertos insisten en evaluar el ROI de cada herramienta antes de contratar nuevas licencias. Adoptar funcionalidades solo porque existen, sin un uso real, reduce márgenes sin aportar valor.

Gestión de tesorería: la gran prioridad

La tesorería influye de manera directa en el TCO. Javier Galán explicó cómo estructurar una cuenta de resultados para tiendas online diferenciando costes fijos y variables.

El objetivo consiste en mantener un flujo de caja positivo cada mes. La primera pregunta sería ¿Cuánto hay que vender para no perder caja? Se trata de calcular el margen de contribución: la diferencia entre el volumen de ventas y los costes variables por llevar a cabo la actividad. Hay 3 costes variables por excelencia: coste de producto (incluyendo almacenaje, picking y packaging), coste logístico y coste financiero.

Antonio Roldán sigue esa misma lógica y añade que es un documento vivo que revisa constantemente, para ajustarlo según variaciones estacionales, bajas de personal o revisiones salariales.

En resumen

El webinar recordó un punto central: el éxito en e-commerce no depende solo de la facturación, sino de un control riguroso de todos los costes. Elegir una plataforma open source como PrestaShop permite mantener el control sobre elementos estratégicos (pagos, desarrollo, escalabilidad) y evitar subidas unilaterales de tarifas. Afinar la logística, racionalizar el catálogo y vigilar la tesorería a diario constituyen los pilares de una rentabilidad sostenida. Para los comercios online que buscan crecer, estos principios definen la continuidad y el desarrollo del proyecto.