¿Cómo conectar PrestaShop con un sistema ERP paso a paso?

¿Sabes cómo puedes conectar tu tienda online con un sistema ERP y las ventajas que te ofrece?

En este artículo te ofreceré una guía paso a paso, donde comprenderás en qué consisten los sistemas ERP, el valor que aportan a la empresa para vender online y cómo hacerlo en tu negocio puede mejorar la experiencia de usuarios online.

Analizaremos también paso a paso qué elementos debemos combinar en nuestra tienda entre sí para sacarles el máximo provecho.

¿Cómo pasar del mundo físico al online y viceversa con un sistema ERP?

Muchas empresas que ya operaban en el mundo físico tienen aún mucho camino por recorrer para trasladar su experiencia, su marca y lo que las hace diferentes al entorno online.

Negocios con una gran cantidad de clientes, miles de referencias o múltiples almacenes parten, sin embargo, de una posición similar a la que lo hace un pequeño negocio, pero que domina las herramientas digitales.

En el sentido opuesto, algunas empresas comenzarán trabajando directamente vendiendo por Internet: serán nativas online.

Si consiguen un buen volumen de ventas, una de las primeras inversiones que necesitarán hacer para poder gestionar el crecimiento del negocio será la contratación un software de gestión de almacenes, con el que facturar, registrar los cobros y las compras a proveedores.

Estos sistemas son conocidos como ERP y algunos de los más conocidos son Sage, SAP, Odoo o Microsoft Dynamics.

¿Qué ventajas tiene para tu eCommerce conectarlo con un ERP?

La tienda online se puede entender cómo una extensión digital de nuestro negocio, pero es mucho más que eso.

Veamos cómo se refleja esto desde el punto de vista de nuestro cliente y, por otro lado, cómo afecta a los procesos internos:

1. La mejor experiencia de compra 24/7

En la era digital, damos por hecho tener acceso inmediato a la información que buscamos.

Mas aún, si estamos de compras.

Abrir un canal eCommerce, permite a nuestro cliente comprar cuándo y dónde le sea más cómodo.

• No tiene que adaptarse a nuestro horario de apertura o a qué le contestemos por teléfono.
• No tiene que desplazar a ningún sitio antes de la compra.
• Si ya ha comprado antes, cuenta con todo su histórico para repetir sus comprar favoritas. Además, si contamos con un programa de fidelización, también se podrá beneficiar al momento de sus ventajas, cambiar los datos de su ficha, etc.
• Podrá consultar la disponibilidad del producto, precios exclusivos, productos relacionados y complementos. Esto impulsa la venta cruzada y el importe medio de la cesta.

En resumen, le podemos ofrecer nuestro servicio de calidad asociado a nuestra marca, dándole a la vez la máxima autonomía de hacer la compra a su manera.

2. Ahorro en tareas administrativas

Abrir un eCommerce implica muchas decisiones estratégicas. Pero una vez definidas, debemos automatizar todas las tareas posibles. 

Por ejemplo, la introducción de los pedidos recibidos en el eCommerce al ERP, responder a consultas de precios y disponibilidad de stock son tareas que 

a) ralentizan la conversión y dañan la experiencia del cliente, 

b) consumen horas del personal. Además, la gestión manual es vulnerable al error humano.

¿Qué tener en cuenta a la hora de conectar PrestaShop con tu ERP?

Mencionaremos algunas de las dudas más frecuentes a la hora de implementar y conectar un nuevo canal de venta online.

Cada uno de estos retos se puede resolver fácilmente empleando la tecnología de comercio electrónico ya disponible.

¿Puedo gestionar clientes con tarifas o condiciones de precio especiales?

Sí. Los clientes verán su tarifa, sus descuentos especiales e incluso promociones vigentes entre fechas concretas.

¿Puedo mostrar algunas categorías o marcas sólo a algunos grupos de cliente específicos?

Sí. Algunas categorías pueden ocultarse a clientes genéricos y mostrarse sólo a clientes profesionales o autorizados.

¿Puedo ocultar el precio o las unidades disponibles sólo a algunos clientes?

Sí. Todos los datos del producto podrán mostrarse u ocultarse en función de los permisos del grupo al que pertenezca el cliente.

¿Los clientes podrán consultar su historial de pedidos?

Sí. Podrán ver todo su historial de compras, tanto las realizadas online como offline, e incluso utilizar estos pedidos históricos como plantilla para repetir nuevos pedidos.

¿Será fácil encontrar nuestro producto si tenemos cientos o miles de artículos en el ERP?

Sí. Los clientes podrán buscar por código, descripción, EAN, código de fabricante, marca, categoría e incluso equivalencias (productos alternativos).

Vídeo sobre cómo conectar PrestaShop con tu ERP

Todo ello, lo explicamos en detalle en el webinar:

Un caso práctico – Black Friday con un eCommerce conectado

El Black Friday lleva ya varios años como el día más importante en el comercio en general.

Los consumidores se preparan en las semanas previas para aprovechar en cuestión de unas pocas horas las mejores ofertas.

Es una autentica prueba de fuego para cualquier eCommerce, que debe actualizarse continuamente con los mejores precios, stock disponible y ofertas tipo flash sale, que son vigentes durante un tiempo limitado o mientras queden productos disponibles.

Con PrestaShop como plataforma eCommerce ya tenemos el rendimiento y la usabilidad asegurada.

Falta la integración con el ERP. Con un conector eCommerce, podremos ofrecer a los clientes la mejor experiencia de compra y aprovechar al máximo esta oportunidad de aumentar nuestras ventas.

¿En qué casos puede ser interesante disponer de un sistema ERP?

Tanto si tenemos una empresa que ya vende en el mundo físico como si partimos de un negocio online que crece, necesitaremos conectar ambos mundos de manera que traslademos una experiencia uniforme, cómoda y segura a nuestros clientes.

El ERP, como ya sabemos, es el acrónimo de "Enterprise Resource Planning", es un software y sistema de gestión empresarial integrado con la contabilidad, gestión, de stock, compras y fabricación.

Como software de gestión global se organiza en módulos de Producción, Finanzas, Compras-Ventas, Gestión de proyectos y Marketing.

5 Ventajas de contar con ERP para centralizar la gestión de tu empresa

Los ERP modernos, además de integrar los datos internos, también se pueden conectar con fuentes de datos externas, que forman parte del ecosistema económico de la empresa.

Ejemplos de conexión son los bancos, proveedores, plataformas de eCommerce y Marketplace, sistemas de Business Intelligence o dispositivos IoT. Estas conexiones se realizan a través de módulos desarrollados por expertos que entienden tanto los requisitos del software cómo de la lógica de negocio.

A través de un ERP conectado con todas estas plataformas, contamos con las siguientes ventajas:

• Dato único – El registro de los datos se produce una sola vez y es único para toda la empresa. El mejor ejemplo es la ficha de cliente.
• Coherencia – Al trabajar con el Dato único, no tenemos el problema de datos incoherentes. La información es fiable porque es la misma para todos.
• Automatización – Un evento en un departamento puede disparar una acción en otro departamento automatizando procesos.
• Productividad – La combinación de Dato único y Automatización elimina tareas repetitivas manuales y el error humano.
• Información en Tiempo Real – La disponibilidad inmediata de la información es la base de la toma de decisiones informada en herramientas de análisis y también de la experiencia de compra online del cliente.

Esta conexión entre los sistemas internos y externos de la empresa persigue la máxima automatización y control de las gestiones diarias.

Al integrar la información de todos estos módulos de forma automatizada, podemos evitar duplicados y otros errores.

Toda la información queda consolidada y almacenada en un mismo lugar.

Además, esta automatización permite ahorrar tiempo y recursos, que se pueden dedicar a tareas de mayor valor, cómo por ejemplo la optimización de la estrategia de marketing, la política de precios y la investigación de mercado.

¿Cómo conectar mi tienda PrestaShop con un ERP? (tutorial paso a paso)

Vamos a analizar qué elementos debemos mantener sincronizados entre nuestro ERP y nuestro eCommerce.

Lo dividiremos en dos apartados: Catálogo y Transacciones.

1. El Catálogo conectado

Una tienda online, como cualquier espacio comercial, cuenta con un elemento esencial que es el Catálogo de productos. Con qué marcas trabajamos y qué tipo de productos ofrecemos determina en buena medida qué tipo de tienda somos.

1.1 El catálogo online y la experiencia de usuario

La diferencia respecto al mundo físico es cómo ayudamos al cliente a encontrar lo que busca. Cuando camina por los pasillos de una tienda, explora el producto y puede preguntarnos si tenemos otra talla, otra marca o formato. Pero en un eCommerce el cliente se convierte en un usuario activo al que debemos facilitar herramientas para que descubra dónde está lo que quiere.

Y no todos los usuarios buscan de la misma manera.

Algunos buscarán una marca concreta, otros utilizarán las categorías para guiarse. Algunos buscarán ofertas y otros usuarios estarán más interesados en las novedades.

Un catálogo enriquecido con descripciones de productos amplias, características técnicas, que indique aplicaciones y usos recomendados, trucos

Las empresas que ya cuentan con un ERP parten con una ventaja: pueden generar el catálogo de su eCommerce de forma automatizada.

1.2 Las tablas de PrestaShop

PrestaShop ha sido diseñado con una arquitectura de datos que permite abarcar proyectos muy sencillos de forma rápida, pero también permite acoger las configuraciones más exigentes de proyectos complejos o con catálogos amplios.

Cuando terminamos la instalación de PrestaShop 1.7 podemos observar que la base de datos que crea tiene más de 250 tablas.

Si analizamos las tablas de productos (cuyo nombre empieza habitualmente por "ps_product") veremos que crea 23.

Veamos las tablas que debemos sincronizar para crear nuestro Catálogo:

• ps_product: es la tabla principal de productos. Indicamos el precio de venta y la referencia. También indicaremos a qué categoría por defecto queremos que pertenezca el producto y la Marca.
• ps_product_lang: es la tabla en la que indicamos el Nombre del producto. PrestaShop es multilingüe de forma nativa y por tanto deberemos indicar el nombre del producto, la descripción breve y larga en esta tabla de lenguajes.
• ps_product_shop: PrestaShop es multitienda de forma nativa, es decir, permite con la misma instalación vender utilizando varios dominios.
• ps_category: tabla principal de Categorías. Indica la relación entre las categorías, es decir, la jerarquía.
• ps_category_group: indica qué grupos de usuarios pueden ver la categoría. Controla los permisos.
• ps_category_lang: especifica el nombre, la descripción y los datos meta para el SEO de la categoría.
• ps_category_product: enlaza el producto con las categorías a las que pertenece. Podemos enlazar un producto a más de una categoría (algunos Accesorios podría servir para Perros y para Gatos).
• ps_category_shop: si utilizamos varias tiendas en un mismo PrestaShop (multitienda) podemos indicar en qué tienda se mostrará la categoría.
• ps_attribute: crea el código de atributo y su posición
• ps_attribute_group: definimos los grupos a los que puede pertenecer un atributo y si es de tipo color o selección de valores
• ps_attribute_group_lang: definimos los idiomas y el texto que se mostrará para el Grupo de Atributos (Talla, Color, etc.)
• ps_attribute_group_shop: si utlizamos multitienda, indicamos en qué tiendas de PrestaShop se mostrarán los diferentes Grupos de Atributos
• ps_attribute_lang: indicaremos el texto en cada idioma para cada uno de los Valores del Atributo (Amarillo, Azul, Beige...)
• ps_attibute_shop: si utlizamos multitienda, indicamos en qué tiendas de PrestaShop se mostrarán los diferentes Valores posibles de los Atributos
• ps_feature: crea la Características y su posición
• ps_feature_lang: indicamos el Nombre de la Característica en cada Idioma. Por ejemplo, "Tipo cultivo"
• ps_feature_product: vinculamos cada Producto con una o varias Características
• ps_feature_shop: si tenemos multitienda, indicamos en qué tienda se mostrará la Característica.
• ps_feature_value: en esta tabla indicamos los valores posibles de las Características.
• ps_feature_value_lang: por último indicamos el texto que debe mostrar el Valor de la Característica en cada idioma.
• ps_manufacturer: indicaremos el nombre de la Marca y si está activa (podemos desactivar Marcas antiguas de las que ya no tengamos productos).
• ps_manufacturer_lang: podemos indicar una descripción optimizada para SEO de la Marca con el objetivo de mejorar el posicionamiento orgánico y ganar tráfico.
• ps_manufacturer_shop: como cualquier otra tabla Shop, la utilizaremos para indicar a en qué tienda será visible.

2. Transacciones

Una Tienda online, a diferencia de una Web corporativa, tiene un objetivo orientado a las transacciones: queremos conseguir ventas. Facturar. En este sentido un eCommerce erce se parece mucho a un ERP.

Veamos las tablas que debemos sincronizar para unificar las Transacciones:

• ps_product: es la tabla principal de productos. Indicamos el precio de venta y la referencia. También indicaremos a qué categoría por defecto queremos que pertenezca el producto y la Marca.
• ps_product_lang: es la tabla en la que indicamos el Nombre del producto. PrestaShop es multilingüe de forma nativa y por tanto deberemos indicar el nombre del producto, la descripción breve y larga en esta tabla de lenguajes.
• ps_product_shop: PrestaShop es multitienda de forma nativa, es decir, permite con la misma instalación vender utilizando varios dominios.
• ps_category: tabla principal de Categorías. Indica la relación entre las categorías, es decir, la jerarquía.
• ps_category_group: indica qué grupos de usuarios pueden ver la categoría. Controla los permisos.
• ps_category_lang: especifica el nombre, la descripción y los datos meta para el SEO de la categoría.
• ps_category_product: enlaza el producto con las categorías a las que pertenece. Podemos enlazar un producto a más de una categoría (algunos Accesorios podría servir para Perros y para Gatos).
• ps_category_shop: si utilizamos varias tiendas en un mismo PrestaShop (multitienda) podemos indicar en qué tienda se mostrará la categoría.
• ps_attribute: crea el código de atributo y su posición
• ps_attribute_group: definimos los grupos a los que puede pertenecer un atributo y si es de tipo color o selección de valores
• ps_attribute_group_lang: definimos los idiomas y el texto que se mostrará para el Grupo de Atributos (Talla, Color, etc.)
• ps_attribute_group_shop: si utlizamos multitienda, indicamos en qué tiendas de PrestaShop se mostrarán los diferentes Grupos de Atributos
• ps_attribute_lang: indicaremos el texto en cada idioma para cada uno de los Valores del Atributo (Amarillo, Azul, Beige...)
• ps_attibute_shop: si utlizamos multitienda, indicamos en qué tiendas de PrestaShop se mostrarán los diferentes Valores posibles de los Atributos
• ps_feature: crea la Características y su posición
• ps_feature_lang: indicamos el Nombre de la Característica en cada Idioma. Por ejemplo, "Tipo cultivo"
• ps_feature_product: vinculamos cada Producto con una o varias Características
• ps_feature_shop: si tenemos multitienda, indicamos en qué tienda se mostrará la Característica.
• ps_feature_value: en esta tabla indicamos los valores posibles de las Características.
• ps_feature_value_lang: por último indicamos el texto que debe mostrar el Valor de la Característica en cada idioma.
• ps_manufacturer: indicaremos el nombre de la Marca y si está activa (podemos desactivar Marcas antiguas de las que ya no tengamos productos).
• ps_manufacturer_lang: podemos indicar una descripción optimizada para SEO de la Marca con el objetivo de mejorar el posicionamiento orgánico y ganar tráfico.
• ps_manufacturer_shop: como cualquier otra tabla Shop, la utilizaremos para indicar a en qué tienda será visible.

 

Conclusión: PrestaShop, un eCommerce para crecer

Si queremos que nuestro canal online sea una apuesta segura, que permita conseguir resultados a corto plazo (visibilidad, tráfico, transacciones de venta) pero que también sea la plataforma que nos permita crecer:

• Conectando nuestra tienda online con nuestro ERP, uniendo nuestros canales físicos y online
• Enriqueciendo nuestro catálogo con imágenes, vídeos, documentos... para ofrecer una experiencia de compra consultiva y asesorada
• Extendiendo nuestros canales utilizando PrestaShop como plataforma de movilidad comercial

PrestaShop ofrece la escalabilidad que necesita un negocio en crecimiento.

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