¿Qué es un ERP y cómo puede mejorar la gestión de tu tienda en PrestaShop?

¿Has pensado en contar con un sistema de gestión ERP que te ayude a aumentar los beneficios de tu eCommerce?

Si vas a crear una tienda online o ya tienes montado tu negocio, éste precisamente debería ser uno de tus objetivos principales. Por ello, es probable que ya estés usando un software de gestión empresarial y que pienses que ya con eso tienes bastante.

Sin embargo, no es lo mismo tener un software genérico y ayudarse de un completo sistema ERP, del cual te hablaré hoy, que tener el programa de turno, en el que únicamente introduces los datos, pero éstos  no interactúan entre ellos. Es decir, que en caso de trabajar con el programa de gestión típico, tú introduces un número determinado de facturas, con el único fin de llevar cierto orden y poco más.

En cambio, el ERP funciona, como te explicaré a continuación, de forma algo más compleja, ahorrándote mucho tiempo y, sobre todo, conectando los distintos datos más significativos, para ofrecerte una experiencia totalmente distinta.

Pero, en caso de que aún no sepas qué es un ERP ni en qué consiste exactamente, comenzaré por repasar estos conceptos, para darte posteriormente algunos consejos sobre qué usos puedes darle si tienes un eCommerce.

¿Qué es un ERP?

Las siglas “ERP” vienen dadas por su significado en inglés “Enterprise Resource Planning”, cuyo significado es “Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales”.

Un ERP es por tanto un sistema informático, que gestiona e integra todos los recursos de tu empresa, automatizando muchas de las tareas del negocio relativas a factores operativos o productivos de la compañía.

En pocas palabras, es una arquitectura de software empresarial que integra toda la información relativa a creación del producto, logística, finanzas y recursos humanos de una tienda online o negocio en general.

¿Para qué sirve un sistema ERP dentro de mi tienda online?

• Mejorar los procesos que provocan que un cliente compre un producto o servicio.
• Agilizar la gestión de tu tienda online, creando un sistema inteligente que integra varias de las funciones básicas del negocio (direcciones de envío erróneas, niveles de inventario incorrectos, información incompleta o incorrecta de los productos, etc.)
• Resolver problemas de contabilidad, gracias a su diseño y a su funcionalidad.
• Contar con una base de datos en la que encontrarás lo que necesitas rápidamente.
• Ser un sistema en el que se conectan todos sus elementos para ofrecer un mejor rendimiento.
• Reducir costes innecesarios, al mismo tiempo que aumentan los beneficios.

​¿De verdad necesito implantar un ERP en mi eCommerce?

Todas las funcionalidades anteriores pueden parecer muy atractivas.

Sin embargo, puede ser que aún te sigas preguntando si te merece la pena integrar en tu negocio en un ERP.

Debo decirte que, dentro de la transformación digital que están llevando a cabo las empresas en los últimos años para lograr ser aún más competitivas, una de las mejoras que es casi de obligado cumplimiento es incorporar la automatización dentro de sus sistemas de trabajo.

Por ello, ésta es una de las ventajas que tiene este sistema, que además incorpora otra serie de ventajas adicionales que pasaré a comentarte:

1. Tu tienda no parará de crecer

Seguro que, a medida de que tu negocio crece y se hace más escalable, cada vez te resulta más complicado poner en orden tus papeles, tus facturas, tu almacén y todo lo necesario para llevar un control de lo que sucede en tu tienda.

2. Usas diversos programas informáticos

Este sistema es capaz de mezclar varios programas de software, para las facturas, otro para el control del stock, otro para las nóminas y así sucesivamente.

3. Permite obtener un informe detallado de tu actividad económica

Debido al punto anterior, tienes que hacer una larga serie de números, para llegar a saber cuánto has ganado en un determinado periodo de tiempo, cuánto has perdido y cómo te fue el mes anterior.

En el mejor de los casos, en caso de no usar un ERP, dependerá de la pericia de tu gestor y de que le apetezca ofrecerte este informe completo.

¿Qué tipo de sistema ERP debo elegir para mi negocio?

Ya sabes que este programa puede ayudarte, pero ¿cuál debes escoger para que tu tienda mejore? Pues a esta pregunta se responde de la misma forma que cuando vas a comprarte ropa. ¿Qué prenda escoges? ¿La que mejor se adapta a ti o una que te queda grande?

Como comprenderás, los ERP están provistos de una serie de cualidades y características, que van desde una empresa que factura millones de euros al año a una pequeña tienda de barrio.

Lo idóneo será que escojas aquel que no tenga características que no vas a usar, pero que sea eficiente.

O más claro... no pagues por tener un ERP para manejar, por ejemplo, un catálogo de miles de productos, pero tampoco escojas la versión gratuita de uno que solo te permita manejar una docena de ellos.

Busca el punto medio para lograr el éxito.

¿Qué ventajas te aporta usar el sistema ERP propio de PrestaShop?

Si en tu eCommerce trabajas con el CMS ecommerce de Prestashop, ya sabrás que esta plataforma incluye su propio ERP profesional, pensado para todo tipo de empresas y negocios, sean de la envergadura que sean. Por ello, deberías aprovecharte de todas los beneficios que te aporta, que son, entre otros muchos, los siguientes:

► Ahorras tiempo y esfuerzo

Si por ejemplo introduces los datos de una factura que has abonado a un proveedor, no necesitarás tener que hacer lo mismo varias veces en distintos archivos. El ERP de PrestaShop ya colocará la información donde lo necesitas.

 ► Usarás una única base de datos

Aquí radica el éxito y la conveniencia de los ERP. Desde la misma pantalla, sabrás cuántos productos has vendido, cuántas unidades quedan en el almacén, cuándo debes reponer algún producto y así sucesivamente.

En definitiva, te permite controlar toda tu tienda desde una pantalla, que siempre supone una gran ventaja.

► Controlarás tu cartera de clientes

El sistema también te permite conocer los datos de compra de cada cliente y te hace más sencillo saber cuáles son los más adecuados para recibir alguna promoción o descuento.

► Podrás gestionar, clasificar, dotar de categoría y resaltar los productos de tu catálogo que desees

Un simple clic te llevará a conocer desde cuándo tienes un producto a la venta, controlar su caducidad (si procede) y hacer ofertas específicas, para limpiar tu stock y ser más competitivo.

► Redacta las etiquetas de cada producto

Con este sistema de ERP, te será muy sencillo redactar etiquetas detalladas de cada referencia. Esta característica es fundamental para convertir tu eCommerce en lo más parecido a una tienda física.

¿Cómo realizar una correcta facturación con un sistema ERP?

Como ya sabrás, el tener que hacer cada trimestre la recopilación necesaria de las facturas que has pagado o cobrado es una ardua tarea, que te hace perder muchísimo tiempo.

Como se suele decir, “para algo le pagas a un gestor”, pero ¿qué te parecería poder hacerlo tú mismo?

Con tan sólo introducir una factura en el sistema será suficiente. Al final de cada trimestre, solo tendrás por tanto que pulsar una tecla y obtener un informe detallado de ingresos, gastos y todo lo necesario para el pago de tus impuestos.

Además, conseguirás tener un informe completo de la evolución económica de tu negocio y una comparativa con otros trimestres anteriores.

El uso de gráficos aumenta la facilidad de lectura de estos datos y te permitirá emprender las acciones necesarias para mejorar.

Otros módulos con funciones ERP para usar con PrestaShop

Dentro de la amplia gama de módulos para PrestaShop, esta plataforma tiene varios sistemas para la implementación de un completo ERP dentro de tu tienda online.

Algunos de los más interesantes son:

1. My Easy ERP

Este módulo “My Easy ERP” para Prestashop responde de manera eficaz a los problemas de logística y gestión de inventario (estado de stocks).

Es una solución completa y potente de ERP integrada, fácil de configurar y de menor coste.

El principal objetivo de este módulo  es proporcionar una rápida solución a los problemas logísticos de la mayor cantidad de dueños de tiendas online que utilizan el software eCommerce Prestashop.

Y a su vez, ofrecer funciones avanzadas si es necesario. Por lo tanto, puede administrar una gestión de stock en modo clásico o elegir el modo de cadena de suministro ajustada.

2. Módulo ERP conector con FactuSOL

Este módulo “Conector FactuSOL PROFESIONAL” funciona en sinergia con uno de los software más usados para la gestión administrativa de facturas: “FactuSOL”.

El módulo te permite subir los artículos nuevos y facturas PDF de su FactuSOL a tu tienda PrestaShop.

Además, es capaz de sincronizar las tarifas y stocks de los artículos, en caso de que ésta se hayan cambiado y/o actualizado, así como de descargar los pedidos y clientes de PrestaShop a FactuSOL.

Este proceso no necesita de la incorporación de ningún otro software adicional.

Este módulo también es capaz de descargar el catálogo de productos, categorías y proveedores de PrestaShop al programa  FactuSOL. Te permitirá ganar tiempo en todas estas gestiones administrativas, para que puedas dedicarlo a otras cuestiones de tu propia tienda online.

Algunas desventajas del uso de ERP en tiendas online

Como en casi todo en el mundo de los negocios online y, no es oro todo lo que reluce. Como imaginarás, el sistema ERP tiene algunas desventajas, que no deberás pasar por alto antes de adquirirlo:

• Tendrás que adaptar todo tu catálogo a las características técnicas del que escojas.
• El sistema necesita ser mejorado diariamente y al principio cuesta un poco adaptarse a sus características y requisitos, dependiendo de tus conocimientos técnicos.
• En algunos casos, se puede optar por designar a una persona para que se encargue de su gestión con el consiguiente gasto.
• No todas las empresas logran adaptarse fácilmente a sus virtudes.

¿Qué puedes hacer ante estas desventajas?

Depende de cómo quieras enfocar tu negocio, así deberás actuar antes estos pequeños inconvenientes que te pueden presentar el hecho de implantar un sistema ERP en tu eCommerce.

Sin embargo, no debes olvidar que:

• También perdiste tiempo al comenzar tu tienda online. Al igual que hoy en día controlas todas sus características, ¿por qué no vas a ser capaz de amoldarte al uso de un ERP?
• Mejorará tu capacidad de reacción y superarás a tu competencia. Recuerda que no perder tiempo, supone que lo podrás usar para otro tipo de cuestiones, como implementar otros aspectos de tu negocio.
• Siempre puedes probar una versión gratuita y limitada para comprobar su eficiencia.
• ¿Qué vas a perder? ¿Un mes? Quizás encuentres la solución a los problemas que llevan tanto tiempo agobiándote.

Conclusión

No solo se trata de contar con un sistema que controle los datos sino también de uno que los conecte y que te ofrezca una información más completa y valiosa. El ERP es el sistema que usan las mejores tiendas online, para llevar a cabo las actividades arriba descritas.

Si lo que deseas es dejar de perder el tiempo ante el ordenador para terminar usando papel y bolígrafo, este sistema es idóneo para tu negocio. Recuerda que las versiones más básicas se amoldan a cualquier tipo de comercio y te permitirán probar, durante un tiempo, sus virtudes.

Renovarse o morir” es uno de los lemas más usados en el mundo del eCommerce. El cambio en el modelo de gestión ha de ofrecerte los siguientes resultados:
 

• Mejora de la competitividad. No perderás tiempo, salvo en seguir mejorando las prestaciones de tu negocio, para conseguir una experiencia de usuario óptima y que haga a tus visitantes sentirse cómodos al visitar tu tienda.
• Servicio al cliente. Podrás seguir manteniendo el contacto con tus clientes e incluso aumentarlo gracias a lo glosado en el punto anterior.
• Control financiero. Los informes son muy completos y te ayudarán a corregir los errores más fácilmente. Los gráficos son muy detallados e imprescindibles para poner en marcha campañas de publicidad, ofertas, descuentos y propuestas similares.
• Fácil adaptación. Los principios nunca son sencillos. Prueba varios programas hasta encontrar el que puedas manejar sin dificultad o aquel que te ofrezca justo lo que estás buscando.

En resumen, si lo que quieres es tener la opción de echarle un vistazo a cada apartado de tu PYME o eCommerce en minutos, un ERP te ayudará a conseguir tu objetivo sin demasiados problemas. No dudes en mejorar tu negocio en Internet de la manera que te he explicado.

Los resultados mejorarán de forma progresiva e incluso notarás que los beneficios van aumentando de forma natural y progresiva. De ti depende escoger entre una mayor eficiencia o seguir en la situación en la que te encuentras.

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