¿Cómo hacer una factura electrónica u online para tu tienda PrestaShop?

¿Aún no te apoyas en herramientas profesionales para hacer facturas electrónicas dentro de la actividad de tu tienda online?

Cuando tenemos un negocio online, es sabido por todos que hay ocasiones en las que tenemos que hacer "de todo un poco", por aquello de que los comienzos son difíciles e ir delegando tareas conforme éste crece.

Y dentro de esas clásicas tareas que a pocos profesionales les agrada es hacer facturas para enviar a los clientes, proveedores y demás eslabones que componen la cadena de nuestro eCommerce.

Por ello, hoy quiero darte a conocer algunos módulos que te ayudarán a simplificar bastante este proceso digital dentro de tu tienda PrestaShop.

Pero para comenzar, quisiera aclarar algunos conceptos básicos, explicándote las definiciones y los elementos que deben contener estos elementos fiscales:

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es una versión digital de este clásico documento, el cual tiene la misma validez desde el punto de vista legal que su homónimo en papel. 

Debe contener los mismos campos y elementos obligatorios y ser transmitida de un dispositivo a otro, previo consentimiento de ambas partes.

Desde hace varios años, la legislación española obliga a las empresas a ofrecer la posibilidad de que los clientes de un determinado negocio puedan recibirlas en su cuenta de email. siempre y cuando éstos soliciten recibirlas expresamente.

¿Es lo mismo una factura electrónica que una online?

Ciertamente sí. Ambos términos son sinónimos, con la única salvedad de que se usan indistintamente, dependiendo del medio de comunicación en el que figure o la persona con la que podamos estar hablando sobre ello.

Ocurre de manera similar a "tienda online" y "comercio electrónico", en el que aunque es difícil ver escrito "tienda electrónica", el significado se entiende como sinónimo de la primera.

¿Qué elementos debe contener una factura electrónica?

Este elemento comercial, para ser válido en todos los sentidos, debe contener la siguiente información, donde se refleje pormenorizadamente los detalles del servicio prestado o del producto que, como responsables del negocio, hemos vendido a nuestros clientes:

» Número de factura

Probablemente éste es uno de los aspectos más fáciles de comprender e incluir al hacer una factura.

Deberás llevar un control de la numeración contenido en ella, debiendo ser único para cada transacción comercial que realices.

Aparte de único, el número debería ser correlativo y tener una continuidad con la anterior y la siguiente respectivamente.

Por ejemplo, si la precedente emitida es la 0002, tienes que producir la 0003 y no puedes dar saltos en la numeración, si bien si puedes, caso de que haya un motivo para esto, efectuar series de facturación, o sea, tener múltiples listados de ellas en los que exactamente las mismas tengan una relación entre sí que deba hacerlas distinguirse del resto.

» Fecha de emisión

Dentro de este documento es fundamental incluir la fecha en la que la estás creando o emitiendo.

Este elemento tiene gran transcendencia a efectos tributarios, ya que querrá significar el periodo en el que se ha facturado la misma y, salvo que te encuentres sujeto al régimen de caja para la contabilización del IVA, el momento en el que se imputan los impuestos correspondientes.

Y a la hora de cobrarla igualmente, ya que ésta será la fecha en la que empieza a "correr el tiempo" para el que la recibe en el que debe abonar el importe.

» Vencimiento

Dado este dato como fecha, se trata del momento en el que este documento deberá haber sido abonado y por tanto, marca el plazo, el comprendido entre la emisión y el vencimiento, en que el receptor del documento debe pagarla.

» Concepto, importe e impuestos

Otro elemento esencial del documento que nos ocupa es indicar cláramente qué se está facturando en la misma, es decir, el concepto por el que se va a realizar el pago.

Tendrá que corresponderse con el producto o servicio prestado, determinará de igual modo el tipo impositivo a incluir en la factura, ya que en función del mismo corresponderá aplicar un IVA normal, reducido, superrreducido, o incluso, una exención del IVA.

Y, por supuesto, en caso de no estar dentro de España, el impuesto que se deba aplicar dentro de tu país.

En caso de que el servicio esté exento de IVA, conviene indicar en virtud de qué disposición legal se da dicha circunstancia (menciona el artículo o reglamento que lo fundamente).

Además, si eres autónomo o freelance  y el destinatario de la factura electrónica es un empresario, deberás incluir retención del IRPF en la misma.

» Datos fiscales del emisor y del receptor de la factura electrónica

A grosso modo, es el dato que diferencia a ésta del ticket.

Gracias a él, incluimos los datos fiscales completos del emisor y receptor de la misma, que básicamente son:

• El nombre y apellidos en el caso de freelancers.
• La denominación social en el caso de las empresas, SL's, etc.
• Domicilio completo.
• Nº de identificación fiscal (DNI o CIF, según sean personas o empresas).

» Importe

En este caso, debes diferenciar entre la base imponible, que será el importe que se corresponde con el precio otorgado al producto que estás vendiéndoles, previo a impuestos, y el total, que se corresponderá con el resultado de aplicar sobre la base imponible la suma de los impuestos correspondientes.

A todo esto, le debemos restar los conceptos que apliquen, como son la cuantía a retener del IRPF.

» Otros datos

En realidad, aparte de estos datos básicos que te he indicado, existen otros muchos que, dependiendo de la figura comercial que tengas con tu eCommerce, deberás o no incluir en tus facturas.

Tan sólo deberás informarte bien y asegurarte con un gestor o gestoría, para no incurrir en ilegalidades de ningún tipo.

5 Módulos para hacer una factura electrónica en tu tienda PrestaShop

Si tu eCommerce lo has creado con esta plataforma, lo tienes fácil, ya que como en la mayoría de los casos, este CMS tiene soluciones para mejorar y escalar tu negocio digital:

1. Eliminación de impuestos de facturas para B2B

Si trabajas con diferentes proveedores de otros países diferentes a España, es evidente que no tendrás que aplicarles IVA en tus ventas.

Por ello, para que esta tarea de eliminación se haga automáticamente al poder detectar la geolocalización de estos grupos de clientes, tienes disponible el módulo "Eliminación de impuestos de facturas para B2B".

En definitiva, este software es un buen aliado en casos donde andes con el tiempo justo para realizar todo tipo de tareas y te dirijas a clientes y negocios B2B.

Con él, puedes incluir tantos grupos de usuarios como el desees.

Además, lo mejor de todo es que si instalas este módulo, tus usuarios podrán comprar en la tienda sin aplicárseles IVA alguno.

¡Una solución bien pensada para transacciones con el extranjero!

2. Aplicar Recargo de equivalencia a pedidos

Si tu eCommerce va enfocado al B2B, con el módulo de recargo de equivalencia para Prestashop vas a poder vender en tu tienda a profesionales de este nicho profesional del recargo de equivalencia.

Algunas de las características más reseñables de esta herramienta son:

• Con él, serás capaz de configurar recargos para cualquier tipo de IVA de forma ilimitada en tus facturas.
• No se podrá aplicar 2 recargos diferentes al mismo IVA.
• Podrás modificar o eliminar cualquier recargo añadido en la configuración.
• Podrás aplicar el recargo de equivalencia para los transportes, pero podrás optar por no hacerlo si así lo crees oportuno.

Cuenta también con la ventaja de ser totalmente compatible con versiones 1.7 de PrestaShop.

3. Módulo Factura Electrónica (cumplimiento normativa comercio)

Se trata de una herramienta muy conveniente para eCommerce, que le deja a tus clientes decidir cómo desean sus facturas y si verdaderamente las quieren extraer de tu web.

Por defecto, la legislación española fuerza a mandar las facturas en papel, salvo que el cliente del servicio admita el envío de factura electrónica en uno u otro formato.

Así, con este módulo "Factura Electrónica (cumplimiento normativa comercio)" podrás dar la opción de descargarla automáticamente desde su propia cuenta de cliente.

4. Pago con factura

Gracias a "Pago con factura", crearlas diariamente ya no significará para ti ese tedioso problema de tener que encajar las horas en el día para enviárselas a tus clientes.

Vas a poder seleccionar qué cantidad mínima es aceptable para enviar automáticamente este documento o no, o por ejemplo ofrecérselo únicamente de manera automática a los clientes más fieles.

Además, te avisa en qué fechas te tocaría pagar las tuyas propias.

Esta herramienta es también compatible al 100% con versiones 1.7 del CMS.

5. Presente mensajes en sus facturas

Si has dejado de buscar trabajo online y has decidido emprender en Internet con tu propio eCommerce, diferenciarte de tu competencia gracias a la generación y envío de facturas también es posible gracias a este módulo.

"Presente mensajes en sus facturas" te permite a tus clientes dejar un mensaje personalizado en ellas.

Es muy útil para dejarles comentarios sobre su pedidos, así como para establecer un vínculo especial.

Por ejemplo, si sabes que el paquete que se le va a entregar coincide con las fechas próximas a su cumpleaños, podrías dedicarle unas palabras de felicitación.

¡Notarán que les importas!

Conclusión

Es evidente que las tareas propias de generación y envío de facturas no es del agrado de la mayoría de los responsables de tiendas online.

Por ello, además de haber aclarado estos conceptos administrativos, espero que hayas podido tomar nota de mis recomendaciones en cuanto a módulos PrestaShop.

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