Guía básica sobre la gestión de stock de un e-commerce

Hay muchos factores que pueden influir en la experiencia del usuario que ofreces en tu e-commerce. Uno de los que puede tener una repercusión muy directa es la gestión de stock, es decir, la forma en la que controlas tu inventario y la disponibilidad de tus productos.

En esta guía básica vamos a explicarte todo lo que tienes que saber sobre la gestión de stock para que mejores tus resultados.

¿Qué es la gestión de stock?

La gestión de stock consiste en la administración apropiada del almacenamiento de los productos que una empresa comercializa. De esta manera, es posible saber qué artículos están disponibles y en qué cantidades para así poder regular la oferta del e-commerce.

El control de inventario te permite optimizar tu proceso de ventas, reducir costes y mejorar la experiencia de tus usuarios. Todo esto se traduce en rentabilidad para tu negocio. 

Beneficios de una buena gestión de stock de tu tienda online

Aunque mantener el control de stock no es tarea sencilla, vale la pena el esfuerzo porque conseguirás estos beneficios:

1. Control de la oferta

Este es quizás el principal beneficio, pues llevando un inventario actualizado de tus existencias, podrás abastecer de forma controlada a tus clientes. 

Además, sabrás qué artículos usar en el cross-selling, upselling y otras técnicas de ventas.

2. Mejora los tiempos de entrega

Cuando sabes lo que tienes disponible y dónde lo tienes, controlas los tiempos de espera, y de cara a tus clientes transmites certeza. 

Eso hará que los compradores confíen en ti y las valoraciones y reseñas serán más positivas.

3. Ayuda a la buena imagen de marca

Cuando tienes un buen control de stock, puedes cumplir lo que prometes, como el tiempo de entrega y las especificaciones del producto. 

De este modo, construyes una experiencia de compra memorable, al mismo tiempo que fomentas la fidelización e incluso, el referral (marketing por recomendación). 

4. Respalda y potencia el crecimiento

Utilizar sistemas de gestión de almacén te permitirá saber en qué productos seguir invirtiendo, lo cual ayuda a que las ventas se regularicen de acuerdo con la demanda. 

Por otra parte, podrás aprovechar mejor el espacio físico con el que dispones para el almacenamiento. Todo esto potencia el crecimiento de tu e-commerce.

7 claves en la gestión de stock de tu tienda online

Existen varios tipos de stock, pero independientemente del que prefieras usar, debes tener presente estas 7 claves para hacer una buena gestión del inventario:

1. Organización del almacén

La organización es la primera clave para una buena gestión del stock porque es lo que garantizará que el proceso de almacenamiento y distribución sea fluido. 

Por ejemplo, debes asegurarte de que los productos pesados tengan un recorrido corto; que los que más se venden sean fáciles de guardar y despachar, y así por el estilo.

2. Elección de proveedores

Los estándares y funcionamiento de los proveedores pueden variar entre sí, por lo que elegir uno es muy importante para tu propia gestión de stock. 

Así que lo primero que tienes que hacer es analizar tus necesidades para luego valorar lo que te ofrecen tus proveedores potenciales.

3. Previsión de ventas

Prever cuál será la tendencia en las ventas te dirá qué artículos tener en stock y en qué cantidades. 

Para ello, puedes usar las estadísticas de ventas de algunos meses o de un año de un producto. También, debes considerar el aumento en las demandas, como las que provocan las temporadas vacacionales o días festivos.

4. Stock de seguridad

El stock de seguridad te ayudará a prever un exceso de existencias de un producto, desabastecimiento y hasta retrasos en los pedidos. 

Gracias a esto, siempre tendrás la disponibilidad justa de los artículos. Este procedimiento se suele emplear para los productos más relevantes o especiales del e-commerce.

5. Tiempo de reposición

Este aspecto depende de tu proveedor, pero tú debes evaluar el funcionamiento de su logística. 

Conocer el tiempo de reposición que tiene el proveedor te servirá para controlar la disponibilidad del producto.

First in first out

Se trata de un principio muy útil en la gestión de stock. 

Este establece que los productos que llegaron primero —que son los más antiguos— también sean los primeros en venderse, es decir, salir de la existencia del inventario. 

Hacerlo así evitará que los artículos se venzan y tú pierdas dinero, o que se estanque por no vender rápido.

Plan de emergencia

Tener un plan de emergencia es básico en la gestión de stock, sobre todo si trabajas con productos dominados por las tendencias. 

No siempre vas a poder anticipar las fluctuaciones en la oferta y la demanda ni el error humano, por lo que es más que conveniente tener varias soluciones posibles contempladas.

Los errores más frecuentes en la gestión de stock de un e-commerce

Por más que quieras perfeccionar la gestión de stock, siempre habrá errores que complican las cosas. Pero es posible evitar los más importantes si sabes cuáles son. 

Podemos diferenciarlos en dos bloques: según afecte a la gestión del stock o a la experiencia de usuario. 

1. Errores en la gestión de inventario

En esta categoría, están los fallos que tienen que ver con el proceso de almacenamiento y el surtido de los productos.

1.1 Falta de previsión de ventas

No conocer cuándo se darán los picos de ventas y en qué productos se presentarán, ocasionará desabastecimiento o sobre abastecimiento. 

En ambos casos, representarán pérdidas para tu negocio.

1.2  No automatización

No automatizar algunos procesos puede retrasar los pedidos y hacer que vendas menos. 

Con tantas opciones de programas de gestión de stock disponibles, es un error muy absurdo llevar un control manual del inventario.

1.3  Fallo del proveedor

Si bien esto está fuera de tu control, sí que es posible solucionar cualquier inconveniente si ya tienes un plan de emergencia. 

Si bien no puede tener más proveedores de los necesarios, es conveniente conocer otras empresas que puedan dar soporte cuando el principal falle.

2. Errores que afectan a la experiencia de usuario

En esta categoría están los errores que puedes cometer en tu tienda online y que tienen que ver con la gestión de stock.

2.1 Productos agotados

La mayoría de los usuarios que entran a una tienda y ven que el producto está agotado preferirán comprarlo en otra tienda online en lugar de esperar a que esté disponible otra vez.

En otras palabras, dejar que se te agote un producto significa perder clientes, quizás para siempre.

2.2 Sugerir productos sin stock

La venta cruzada y el upselling solo funcionarán si tienes disponibilidad del producto ofrecido.

Recuerda que la clave de estas técnicas de ventas es ofrecerle un complemento o mejora al cliente del producto que acaba de comprar. Así que si se interesa por tu oferta y resulta que no hay disponibilidad, no volverá a confiar en tus recomendaciones.   

2.3 Error 404

Los enlaces rotos se producen cuando has eliminado una URL de tu e-commerce, pero sigue indexada y no está redireccionada.

 Si ya no vas a vender un producto, no elimines la página del mismo, sin antes realizar las acciones SEO oportunas para solucionar el error 404. 

2.4 No poner “aviso de disponibilidad”

El aviso de disponibilidad es una forma de salvar la falta de existencias. Es un último recurso para salvar la venta. 

Por eso, no avisarle cuando ya esté de nuevo disponible también es un error. 

Quizás esté esperando a comprarlo contigo y, notificarle que ya lo tienes, lo fidelizará.

2.5 Buscador interno muestra producto sin stock

El navegador interno ayuda al usuario a ir directo con los productos que busca. 

Dejar que se muestren artículos no disponibles es un error porque hará perder tiempo al usuario. 

Lo mejor es crear algún tipo de configuración en la que se desvinculen de los resultados del buscador interno los productos sin stock.

2.6 Retrasos en el envío

Los distribuidores de tus productos deben cumplir con los tiempos de entrega. 

Pero para evitar que haya algún inconveniente, lo mejor es hacer un cálculo real del tiempo que tomará enviar el producto con las especificaciones del cliente a la ubicación que él quiera.

2.7 Reputación de marca

Se da por hecho que debes ofrecer un buen servicio de entrega. Sin embargo, si sucede lo contrario afectará de forma negativa a tu imagen de marca. 

Modelos para la gestión de stock de tu tienda online

Como las necesidades y funcionamiento de cada negocio son diferentes, no se puede usar un único método de gestión de stock para todos los e-commerces. Pero sí hay tres modelos básicos que te podrían servir.

1. Wilson

El modelo Wilson de gestión de stock pretende abaratar los costos de transporte por el proveedor al hacer unos pocos pedidos de grandes cantidades de productos. Para lograr que funcione, es necesario buscar un balance entre la demanda y la capacidad de almacenamiento y mantenimiento que tienes disponibles.

Si pides más de lo que puedes cuidar o almacenar, podrías perder mucho producto por querer ahorrar en costos de transporte. Por lo que se sugiere el modelo Wilson para hacer pedidos trimestrales.

2. ABC

Este método consiste en categorizar las mercancías en tres: A, B y C. 

• Los productos A son los más valiosos para el e-commerce, bien sea porque requieren cuidados especiales o porque sean los que más ganancia producen.
• Los productos B son los que no tienen gran relevancia económica para el negocio, aunque sí puede ser que tengan una buena rotación, en cuyo caso el proceso de almacenamiento debería facilitar su transporte hasta la zona de envío.
• Mientras que los productos C no son tan valiosos como los A ni tan vendidos como los C. De hecho, podrían soportar roturas de stock sin ocasionar serios problemas económicos al negocio.

3. Just in time

Este modelo es ideal para las empresas que no tienen un almacén físico propio o es muy limitado. 

El modelo de gestión de stock “justo a tiempo” se basa en solicitar la cantidad de productos que se necesitan en el momento. 

Esto sirve para usar el espacio de almacenamiento de mejor forma. Pero se debe considerar que quizás sea más costoso que otros modelos.

Consejos generales para la gestión de stock de tu e-commerce

Con todo lo que te hemos mostrado en esta guía básica para la gestión de stock, solo queda darte unos pocos consejos para que apliques bien lo aprendido:

1. Delimitar la zona de despacho

Lo mejor es que tengas dos espacios: uno en el que recibes a los proveedores y otro desde el que despachas tus envíos. 

Con esto evitarás confusiones y embotellamientos de los camiones, especialmente si no tienes un amplio estacionamiento.

2. Usar un software ERP

Los sistemas de gestión de recursos empresariales  o ERP son softwares que pueden integrar a tu tienda online para llevar un control de stock en tiempo real. 

Si bien la mayoría son de pago, la ventaja es que podrás mejorar tu proceso de almacenamiento de productos, lo cual ayuda a vender más.

Puedes complementarlo con otras herramientas de gestión como el PIM, un sistema con el que puedes recopilar de forma ordenada toda la información de todos los productos de tu tienda online. 

3. Capacitar al personal

No importará si usas el mejor software y el mejor modelo de gestión de stock si no capacitas a tus empleados para que los apliquen bien. 

De nuevo, esto puede requerir inversión extra, pero solo así es que funcionará tal y como quieres.

Conclusión

A medida que tu e-commerce vaya creciendo, más comprenderás la importancia de una buena gestión de inventario. 

Una buena gestión de stock implica mejoras en los procedimientos, lo que, a su vez, repercute en las ventas y en la reducción de costes, generando más ganancias y clientes satisfechos.